Spisová služba, vzory a formuláře

Sorry, this entry is only available in Czech. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

O spisové službě

S přijetím zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové
službě a o změně některých zákonů (dále jen „zákon”) byla poprvé souhrnně upravena problematika výkonu spisové služby, kterým je „zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.” Národní archiv poskytuje původcům metodickou pomoc mimo jiné formou otázek a odpovědí (PDF — 77 kB).

Povinnosti jednotlivých původců určuje zákon. Jejich rozdělení na veřejnoprávní a soukromoprávní (§ 3 zákona; jedná se o legislativní zkratky pro jednotlivé skupiny původců) tyto povinnosti podrobněji vymezuje přehled (PDF — 77 kB).

Základní povinností veřejnoprávních původců je vykonávat spisovou službu v souladu se zákonem a jeho prováděcími předpisy (vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a národní standard pro elektronické systémy spisové služby), zejména:

  • vydat spisový řád, kterým upraví svůj výkon spisové služby,
  • označovat a ukládat dokumenty podle spisového a skartačního plánu (součásti spisového řádu),
  • vyřazovat dokumenty pouze způsobem stanoveným zákonem prostřednictvím příslušného archivu,
  • vykonávat spisovou službu,
  • pokud vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, mít tento systém v souladu s národním standardem pro elektronické systémy spisové služby.

Jestliže veřejnoprávní původce poškodí nebo zničí archiválii, nebo dokument, nevykonává spisovou službu podle § 63 zákona, nevydá spisový řád a spisového a skartační plán, neoznačuje dokumenty spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami, nedodržuje stavebně technické podmínky pro ukládání dokumentů a neukládá dokumenty podle spisového a skartačního plánu, dopouští se správního deliktu, za který mu může být ve správním řízení uložena pokuta do výše 200 tisíc Kč.


Vzory a formuláře


  1. Trvalý skartační souhlas — podmínky udělení (PDF — 139 kB)
  2. Vzor průvodního dopisu skartačního návrhu (ODT — 12,3 kB)

Národní archiv doporučuje jako přílohu skartačního návrhu v případě dokumentů neevidovaných v elektronickém systému spisové služby používat seznam dokumentů v elektronické podobě, pokud možno dle zde uvedené šablony. Podrobné informace k vyplnění naleznete uvnitř šablony.

  1. Seznam dokumentů skartačního návrhu — vzor skartačního návrhu (ODS — 24 kB)