Evidence of Archival Records

Sorry, this entry is only available in Czech. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Národní archiv vede zejména následující evidence archiválií:

Základní evidence Národního archivního dědictví

Evidence je vedena podle zákona č. 499/2004 Sb., vyhlášky č. 645/2004 Sb., metodického návodu odboru archivní správy k vedení evidence Národního archivního dědictví ze dne 25. 2. 2005 a pokynu ředitele odboru archivní správy ze dne 3. 1. 2006 týkajícího se způsobu vedení evidence NAD archivních souborů, které jsou předmětem smlouvy o výpůjčce archiválií.

Ve své základní evidenci Národního archivního dědictví (dále jen NAD) vede Národní archiv údaje o archivních fondech a sbírkách, které spravuje, tj. včetně archivních fondů a sbírek, které jsou v archivu uloženy na základě smlouvy o uložení. Základní evidence zahrnuje evidenci přírůstků a úbytků, která se dále člení na evidenci vnějších přírůstků a úbytků a evidenci vnitřních přírůstků a úbytků, evidenční listy NAD a evidenci archivních pomůcek. Základní evidence je vedena v digitální podobě, v listinné podobě jsou povinně vedeny pouze evidenční listy NAD a záznamy o vnějších přírůstcích a úbytcích. Evidence je vedena průběžně, vždy jednou ročně do konce února kalendářního roku předává Národní archiv data ze své základní evidence do ústřední evidence NAD vedené odborem archivní správy MV, a to v digitální podobě. K 31. 12. 2008 spravoval Národní archiv celkem 1724 archivních souborů o celkovém rozsahu 119 611,15 běžných metrů.

Základní evidence části NAD uložené mimo archivy, muzea, knihovny, galerie, památníky, pracoviště Akademie věd ČR a vysoké školy

Evidence je vedena podle zákona č. 499/2004 Sb., vyhlášky č. 645/2004 Sb. a metodického návodu odboru archivní správy k vedení evidence Národního archivního dědictví ze dne 25. 2. 2005

Podle své působnosti vede Národní archiv ve své základní evidenci NAD rovněž údaje o archiváliích, které jsou uloženy mimo muzea, knihovny, galerie, památníky, pracoviště Akademie věd ČR a vysoké školy (dále jen kulturně vědecké instituce) a archivy, tj. u právnických nebo fyzických osob, které nemají ze zákona povinnost vést základní evidenci NAD. V Digitální podobě je základní evidence je vedena v rozsahu evidenčních listů NAD a evidence archivních pomůcek, v listinné podobě tuto evidenci tvoří evidenční listy NAD. Evidence se aktualizuje vždy jednou ročně do konce ledna následujícího roku. Vlastník nebo držitel archiválie, který rovněž podepisuje evidenční list NAD vedený v listinné podobě, má povinnost na vyžádání předat archivu údaje potřebné pro vedení evidence. Údaje z této evidence předává Národní archiv do ústřední evidence NAD v digitální podobě vždy do konce února kalendářního roku.

K 31. 12. 2008 evidoval Národní archiv v této evidenci čtyři archivní fondy — Salesiáni — dům, Praha, jehož vlastníkem je Salesiánská provincie Praha — kongregace Salesiáni Dona Bosca, Náboženská matice, Praha, jehož vlastníkem je Náboženská matice, Česká geologická služba — Geofond, jehož vlastníkem je Česká geologická služba — Geofond a Občanská demokratická strana (vlastníkem ODS).

Druhotná evidence NAD a evidence došlých stejnopisů archivních pomůcek

Evidence je vedena podle zákona č. 499/2004 Sb., vyhlášky č. 645/2004 Sb. a metodického návodu odboru archivní správy k vedení evidence Národního archivního dědictví ze dne 25. 2. 2005 a metodického návodu k vedení evidence NAD v muzeích, knihovnách, galeriích, památnících, pracovištích Akademie věd ČR a vysokých školách ze dne 31. 10. 2005.

Národní archiv vede druhotnou evidenci NAD archiválií uložených v bezpečnostních archivech, ve specializovaných archivech, jejichž zřizovateli jsou organizační složky státu s celostátní působností, jimi zřízené státní příspěvkové organizace a právnické osoby zřízené zákonem s celostátní působností, v Archivu hlavního města Prahy, v soukromých archivech, jejichž zřizovateli jsou vrcholné a obdobné orgány politických stran, politických hnutí, občanských sdružení, odborových organizací, organizací zaměstnavatelů, profesních komor, církví a náboženských společností, nadací a nadačních fondů, obecně prospěšných společností a vybrané fyzické osoby a v kulturně vědeckých institucích, mezi něž patří ústavy Akademie věd ČR a centrální muzea, knihovny, galerie a památníky.

Národní archiv vede druhotnou evidenci NAD pouze v digitální podobě v rozsahu evidenční listy NAD a evidence archivních pomůcek. Bezpečnostní archivy, specializované archivy, soukromé archivy a Archiv hlavního města Prahy předávají údaje ze své základní evidence do druhotné evidence Národního archivu vždy jednou ročně do konce února kalendářního roku v digitální podobě. Kulturně vědecké instituce předávají údaje do druhotné evidence Národního archivu vždy do konce ledna kalendářního roku, a to v listinné nebo digitální podobě. Národní archiv předává údaje ze své druhotné evidence do ústřední evidence NAD v digitální podobě do konce února kalendářního roku.

V současné době předávají data do druhotné evidence Národního archivu následující archivy a kulturně-vědecké instituce:

• bezpečnostní archivy

  Archiv Bezpečnostní informační služby, Archiv Ministerstva vnitra, Archiv Úřadu pro zahraniční styky a informace, Bezpečnostní archiv Národního bezpečnostního úřadu

• specializované archivy

  Archiv Židovského muzea v Praze, Archiv a programové fondy České televize, Masarykův ústav a Archiv Akademie věd České republiky, Archiv České národní banky, Archiv Českého rozhlasu, Archiv Kanceláře prezidenta republiky, Archiv Národní galerie, Archiv Národní knihovny ČR, Archiv Národního muzea, Archiv Národního technického muzea, Archiv Poslanecké sněmovny, Archiv Pražského hradu, Archiv Senátu, Literární archiv Památníku národního písemnictví, Národní filmový archiv, Odbor administrativy a zpracování informací Ministerstva zahraničních věcí, Ústřední archiv zeměměřičství a katastru, Vojenský historický archiv.

• archivy územních samosprávných celků

  Archiv hlavního města Prahy

• soukromé archivy

  Archiv České strany sociálně demokratické, Všeodborový archiv

• ústavy Akademie věd ČR

  Ústav pro soudobé dějiny Akademie věd ČR, v.v.i.

• muzea

  Národní zemědělské muzeum

  Národní muzeum — Historické muzeum: Československé dokumentární středisko

  Národní muzeum — Historické muzeum: Oddělení dějin tělesné výchovy a sportu

  Národní technické muzeum

• knihovny

  Knihovna Národního muzea

Součástí druhotné evidence Národního archivu je rovněž evidence přijatých stejnopisů archivních pomůcek vedená v digitální podobě. Archivy a kulturně vědecké instituce, které předávají Národnímu archivu údaje ze své základní evidence NAD do druhotné evidence, mají podle § 8 vyhlášky č. 645/2004 Sb. povinnost předávat také stejnopisy svých dílčích inventářů, inventářů, katalogů, rejstříků, tematických katalogů, soupisů dokumentů a tematických rejstříků.

Ke dni 31. 12. 2008 evidoval Národní archiv celkem 221 přijatých stejnopisů archivních pomůcek. Do druhotné evidence Národnímu archivu předaly stejnopisy následující archivy a kulturně vědecké instituce:

Archiv Akademie věd České republiky (34 pomůcek), Archiv hlavního města Prahy (91 pomůcek), Archiv Národního technického muzea (15 pomůcek), Archiv Pražského hradu (2 pomůcky), Archiv Úřadu pro zahraniční styky a informace (3 pomůcky), Literární archiv Památníku národního písemnictví (34 pomůcek + 1 CD s 1150 soupisy osobních fondů), Archiv Národní knihovny ČR (21 pomůcek), Archiv Národního muzea (21 pomůcek)

Zvláštní evidence archivních kulturních památek a národních kulturních památek

Evidence je vedena podle zákona č. 499/2004 Sb., vyhlášky č. 645/2004 Sb. a metodického návodu k postupu prohlášení archiválií, archivních sbírek a archivních fondů nebo jejich ucelených částí za archivní kulturní památky, prohlášení archivních kulturních památek za národní kulturní památky a o nakládání s archiváliemi prohlášenými za tyto památky a péči o ně ze dne 2. 1. 2006

Národní archiv vede zvláštní evidenci archivních kulturních památek (dále jen AKP) a Národních kulturních památek (dále jen NKP), které eviduje ve své základní evidenci nebo druhotné evidenci NAD. Zvláštní evidenci kulturních památek tvoří stejnopisy žádostí o prohlášení archiválií za AKP nebo NKP, stejnopisy rozhodnutí ministerstva o prohlášení archiválií za AKP a stejnopisy nařízení vlády o prohlášení AKP za NKP, údaje o vývozu památek, údaje o bezpečnostních kopiích, údaje o prověrkách fyzického stavu památek, o konzervování nebo restaurování poškozených nebo ohrožených památek, u památek uložených mimo veřejné archivy rozhodnutí o uložení památky do archivu na dobu určitou, rozhodnutí ministerstva týkající se nahlížení do originálů NKP a vystavování NKP.

Národní archiv provádí nejméně jedenkrát za rok prověrku fyzického stavu památek uložených v archivu. Zpráva o provedení prověrky je součástí výroční zprávy archivu (odkaz). Obdobným způsobem provádí Národní archiv také prověrku fyzického stavu AKP a NKP, které nejsou uloženy v archivech a které vede ve své základní nebo druhotné evidenci NAD.

K 31. 12. 2008 bylo v Národním archivu uloženo celkem 25 archivních kulturních památek a 1 národní kulturní památka (viz přehled). Národní archiv zatím neeviduje ve své základní nebo druhotné evidenci NAD žádné AKP a NKP uložené mimo archivy.

Přehled AKP a NKP uložených v Národním archivu